El Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012; /div>
IV.
El Decreto 886 de 2014, por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
V.
El Decreto 1074 de 2015
VI.
La Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio;
VII.
y en las demás normas que las modifiquen, deroguen, desarrollen, sustituyan y/o complementen.
5. DEFINICIONES
-
I.
Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
-
II.
Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
-
III.
Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
-
IV.
Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
-
V.
Transmisión Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
-
VI.
Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
-
VII.
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La Empresa efectúa el Tratamiento de datos personales, en calidad de responsable del Tratamiento, en desarrollo de su objeto social y con ocasión al cumplimiento de su objeto social, estrictamente dentro de las siguientes finalidades:
-
I.
Administrar y gestionar la información de accionistas de la Empresa para el reconocimiento, protección y ejercicio de sus derechos;
-
II.
Desarrollar relaciones comerciales con terceros;
-
III.
Cumplir con los procesos internos de la Empresa en materia de administración de proveedores y contratistas;
-
IV.
Dar cumplimiento a los contratos de servicios celebrados con los clientes;
-
V.
Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales
-
VI.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular y cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre el Titular y la Empresa;
-
VII.
El control y la prevención de actividades relacionadas con el lavado de activos y financiamiento del terrorismo, de conformidad con las políticas internas de la Empresa, incluyendo, sin limitarse a, consulta en listas restrictivas;
-
VIII.
Administrar y gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, comerciales, corporativas y contables de la Empresa;
-
IX.
Administrar y gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, comerciales, corporativas y contables de la Empresa;
-
X.
Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan el marco normativo vigente
-
XI.
Para soportar procesos de auditoría interna o externa;
-
XII.
Las demás finalidades que determine la Empresa en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la Empresa y que sean comunicados a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.
7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO
La Empresa solamente podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento; una vez cumplidas las finalidades, se deben suprimir los datos personales. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así sea requerido para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
8. DERECHO DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en el Marco Normativo, Los Titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos:
-
I.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
-
II.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y demás normatividad aplicable;
-
III.
Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
-
IV.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y demás normas que constituyen el marco legal aplicable;
-
V.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Empresa han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Empresa, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos;
-
VI.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto.
9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La Empresa deberá dar estricto cumplimiento a los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el marco normativo aplicable:
I.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
II.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
III.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
IV.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
V.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, en los términos establecidos en este Manual y en el marco normativo aplicable.
VI.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, de conformidad con lo establecido en el presente Manual.
VII.
Respetar en todo momento las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
VIII.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente Manual y en el marco normativo aplicable.
IX.
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
X.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
XI.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
10. ÁREA RESPONSABLE
La Empresa ha designado al área de tecnología como responsable de la implementación, aplicación y observancia de las Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales contenidos en el presente Manual.
Así mismo, el área de tecnología es responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los Titulares de la información, con el fin de que éstos puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, de conformidad con el marco normativo aplicable.
A efectos de lo anterior, todos los funcionarios y contratistas de la Empresa que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la Empresa están obligados a reportar estas Bases de Datos al área tecnología y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
Los Titulares pueden contactar al área de tecnología teniendo en cuenta la siguiente información:
-
■
Dirección física: 1 Hermann Museum Circle Dr. #4098
Houston, TX 77004
USA
-
■
Dirección electrónica: info@martallc.com
-
■
Teléfono: (57) 3006532212
-
■
Cargo de la persona: CTO
11. ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de tecnología es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Para lo cual, se deja disposición del titular los siguientes canales de comunicación para el envío de su comunicación.
-
■
Dirección física: 1 Hermann Museum Circle Dr. #4098
Houston, TX 77004
USA
-
■
Dirección electrónica: info@martallc.com
12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Los Titulares pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, de conformidad con los siguientes procedimientos:
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la Empresa, de acuerdo con las siguientes reglas:
-
-
Los Titulares podrán presentar consultas físicas y por correo electrónico, de conformidad con los datos de contacto mencionados en el numeral 11 de esta Política.
-
-
Toda consulta que se reciba será atendida por la Empresa en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
-
-
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta. Esta fecha no puede ser superior a 15 días hábiles.
-
-
La Empresa deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el marco normativo aplicable, podrán presentar un reclamo ante la Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
-
-
Los Titulares podrán presentar el reclamo por medios físicos y por correo electrónico, de conformidad con los datos de contacto del Área Responsable mencionados en el numeral 11 del presente Manual.
-
-
En la solicitud de reclamo los Titulares deberán señalar claramente la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañar los documentos que se quiera hacer valer.
-
-
Si el reclamo resulta incompleto, la Empresa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
-
-
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
-
-
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de tecnología en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
-
-
Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
-
-
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio Delegatura para la Protección de Datos Personales.
13. AUTORIZACION DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Tratamiento de los Datos Personales por parte de la Empresa requiere de la autorización previa, libre, expresa e informada del Titular. La Compañía ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización será solicitada por parte de la Empresa al Titular en el momento de la recolección de sus datos.
La autorización de los Titulares podrá darse cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. No obstante, en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
13.1. NO REQUIERE AUTORIZACION
La Empresa deberá conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales para el Tratamiento de los mismos. En los siguientes casos no se requerirá de autorización del Titular para realizar el Tratamiento:
-
I.
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
-
II.
Datos de naturaleza pública;
-
III.
Casos de urgencia médica o sanitaria;
-
IV.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
-
V.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
13.2. CONTENIDO DE LA AUTORIZACION
La autorización solicitada por parte de la Empresa a los Titulares deberá incluir como mínimo la siguiente información:
-
I.
El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, qué datos se recopilan y la finalidad del tratamiento de los datos
-
II.
Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular;
-
III.
En caso se recopilen Datos Sensibles, la indicación de tal circunstancia y el carácter facultativo de la respuesta en relación con tales Datos Sensibles;
-
IV.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.
13.3. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION
Los Titulares tienen la facultad de solicitar en cualquier momento a la Empresa la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que han otorgado para el Tratamiento de los mismos. Lo anterior, de conformidad con los procedimientos establecidos para tal efecto en el presente Manual.
13.4. RECOLECCION DE DATOS PERSONALES
Para efectos de la recolección de Datos Personales, la Empresa deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Por lo tanto, los Datos Personales deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad.
Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen. Los Datos Personales que se encuentren en fuentes de acceso público, independientemente de cuál sea el medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por cualquier persona, siempre que tales datos, por su naturaleza, sean datos públicos.
Ninguna actividad de la Compañía podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
14. AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso Privacidad es aquel mediante el cual se informa a los Titulares sobre la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales contenidas en el presente Manual y la forma de acceder a las mismas. Con el fin de facilitar la divulgación del Aviso de Privacidad, la Empresa podrá incluirlo en la solicitud de autorización.
El Aviso de Privacidad contiene, como mínimo, la siguiente información:
-
I.
Nombre o razón social y datos de contacto de la Empresa Responsable;
-
II.
El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
-
III.
Los derechos que le asisten al Titular;
-
IV.
Los mecanismos dispuestos por la Compañía para que el Titular conozca las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, conforme a lo establecido en el presente Manual y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente
15. VIGENCIA
Las bases de datos responsabilidad de la Empresa, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Empresa procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, las bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia indefinido. La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de Febrero de 2022.